Fastbill erledigt Bürokram in der Cloud

Dank Software as a Service lassen sich immer mehr Arbeiten in der Cloud erledigen. Der Office-Service Fastbill bedeutet quasi der Abschied von vielen Einzelprogrammen und lästiger Buchhaltung. Über den Browser können Sie und Ihre Kollegen von überall Angebote verwalten, Rechnungen schreiben und Projekte managen.

Weil’s in den vergangenen fünf Jahren so unfassbar schnell ging, noch einmal kurz zusammengefasst: Notebooks, Tablets und immer leistungsfähigere Smartphones haben unsere Mobilität erhöht und damit auch unsere Art zu arbeiten revolutioniert. Zudem verschaffen uns immer schneller werdende Datenverbindungen und flächendeckendes Wifi Zugänge zu Rechenzentren auf der ganzen Welt. Die Cloud speichert unsere Daten und deshalb ist es eigentlich nicht mehr einzusehen, warum das nicht auch mit der Software funktionieren soll, die unsere Daten verarbeitet.

Rechnungen online schreiben…

Unter dem Stichwort „Software as a Service“ entstehen gerade hochspannende Applikationen, die nach Bedarf aus der Cloud und browserbasiert geladen werden. Vor ein paar Tagen fiel mir unter anderem Fastbill in die Hände. Der Service erfasst quasi die komplette Büroorganisation, die vorher entweder mit mehreren eigenständigen Programmen oder viel Papier erledigt werden musste. Fastbill verwaltet Angebote, erstellt Rechnungen und managt Projekte in der Cloud. Dabei lassen sich Leistungen und Arbeitszeiten über eine Maske erfassen oder auch wiederkehrende Rechnungen automatisch erzeugen.

Sämtliche Stakeholder der Büroorganisation – Kollegen, Buchhalter, Dienstleister, Steuerberater –  können über die Cloud von jedem Ort auf die Büroorganisation zugreifen, die Buchhaltung bearbeiten oder auch Einzelbelege exportieren. Fastbill nutzt die Möglichkeiten eines guten SaaS-Service hervorragend aus, schafft Zeitvorteile und spart Ressourcen.

Die Zeit, die Sie bislang möglicherweise mit Rechnungsformatierungen in Word oder InDesign (kein Scherz und immer noch üblich bei Kreativen) verschwendet haben, sollten Sie einmalig in die Erstellung des individuellen Rechnungstemplates investieren. Neben einer Standardauswahl lassen sich selbstverständlich das eigene Logo und selbsterstellte Textkörper über einen Editor anpassen und ergänzen.

… und bezahlen lassen

Um Zahlungseingänge zu beschleunigen, können Ihre Kunden offene Rechnungen auch direkt online über eine PayPal-Anbindung bezahlen. Außerdem gibt es eine Foto-App für iOS- und Android-Geräte, die Belege automatisch erfasst und digital sicher archiviert.

Es fällt nicht leicht, auf den ersten Blick die Nachteile eines Services wie Fastbill zu finden. Nach einem Gratis-Testmonat kostet die Einzelnutzung 5 Euro pro Monat. Eine Lizenz für drei Nutzer monatlich 19 Euro und 49 Euro für zehn Nutzer. Eine digitale Signatur kostet jeweils 10 Cent. Die Kündigung ist jederzeit zum Ende des Zahlungszeitraums möglich. Und was passiert dann – oder im Fall eines Zahlungsverzugs – mit den Daten? Laut Fastbill lassen sich sämtliche Daten jederzeit exportieren. Während der Nutzung von Fastbill lagern diese datenschutzkonform auf einem Server in Deutschland.

Fastbill wirkt sehr überzeugend und hat 2011 unter anderem den ersten Preis („Bester SaaS-Service“) beim Web Award der Business-Plattform t3n.de gewonnen. Ich denke, es lohnt sich, sich auch über den Testzeitraum hinaus mit Fastbill zu befassen. Die einzige Hürde, die ich noch nehmen muss, ist ein wenig Überzeugungsarbeit bei meinen Kollegen. Aber vielleicht können Sie mir auch noch ein paar Argumente für – oder auch gegen – die Buchhhaltung in der Cloud geben. Ich freue mich auf Ihre Kommentare.